Werknemer haalt de opzeggingsbrief niet op. Zijn probleem, of toch niet?

Ontvangsttheorie

Als je de arbeidsovereenkomst met een werknemer opzegt of bijvoorbeeld een aanzegging doet ten aanzien van de voortzetting van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, geldt de zogenoemde ontvangsttheorie; een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring, moet die persoon hebben bereikt om haar werking te hebben. Dit betekent dat het aan de verzender (in dit geval dus de werkgever) is om te bewijzen dat de werknemer het bericht heeft ontvangen.

Uitspraak Rechtbank

In een recente uitspraak van de Rechtbank Overijssel had de werkgever de opzeggingsbrief per aangetekende post aan de werknemer verzonden. De werknemer heeft de opzeggingsbrief echter vervolgens niet afgehaald bij het PostNL-punt. Zij beroept zich er bij de rechter op dat de opzeggingsbrief haar niet (tijdig) heeft bereikt en verzoekt vernietiging van de opzegging. De rechtbank geeft de werknemer gelijk, en overweegt daarbij dat de afzender (de werkgever in dit geval) van een aangetekende brief bij betwisting moet bewijzen dat de brief correct is verzonden en aannemelijk moet maken dat de brief (tijdig) aan de geadresseerde is aangeboden. Als die correcte aanbieding aannemelijk is gemaakt, wordt er vervolgens wel vanuit gegaan dat de brief de geadresseerde heeft bereikt (ook als de brief vervolgens niet wordt opgehaald). Maar in deze situatie acht de rechter de uitdraai uit het systeem van PostNL waarin staat vermeld dat een afhaalbericht is gescand niet voldoende bewijs dat PostNL het afhaalbericht in de brievenbus van de werknemer heeft gedaan, omdat de werknemer dat betwist.  Er is dus niet voldaan aan de vereisten van de ontvangsttheorie en de opzeggingsbrief heeft de werknemer niet tijdig bereikt (althans de werkgever kan dat niet aantonen). Daarbij vermeldde de rechter nog dat het feit dat de werknemer er van op de hoogte was dat het UWV de toestemming voor opzegging had verleend, niet aan het oordeel in de weg staat.

Er kan natuurlijk heel wat gevonden worden van deze uitspraak (en dat vind ik ook), maar de uitspraak onderstreept wel weer extra het belang van correcte verzending van opzeggingsbrieven en controle op de ontvangst daarbij.

Tips

Wij adviseren altijd om de opzegging (of aanzegging) minimaal op twee manieren te verzenden, waarvan één manier in ieder geval per aangetekende post moet zijn. Dus: verzend de brief bijvoorbeeld per aangetekende post, per gewone post en per e-mail (met leesbevestiging).

Elke keer als ik het voorgaande adviseer aan cliënte voelt het als een beetje een overdreven advies (en wellicht zelfs wel een beetje als gezeur), maar na het lezen van een uitspraak als deze, weet ik weer waarom ik het toch altijd adviseer.

Enkele tips op een rij:

• Verzend de brief op verschillende wijzen (minimaal twee).
• Vermeld ook in de brief op welke wijzen je de brief verzendt.
• Houd bij de wijze van verzending rekening met de normale wijze waarop je communiceert met de betreffende werknemer; als je nooit communiceert per e-mail, maar wel via WhatsApp, verzend de brief dan in ieder geval ook via WhatsApp.
• Houd na verzending in de gaten of de brief de werknemer daadwerkelijk (tijdig) heeft bereikt; check het PostNL-systeem, houd in de gaten of er een leesbevestiging wordt afgegeven op de e-mail en houd in de gaten of er “blauwe vinkjes” komen te staan in WhatsApp.
• Je zou – zeker als bevestiging op de mail of WhatsApp uitblijft – een (andere) vraag kunnen stellen aan de werknemer via mail of WhatsApp, en als daar op geantwoord wordt, kan dat mogelijk helpen bij het aannemelijk maken dat de werknemer de eerdere brief ook moet hebben ontvangen.
• Denk ook nog aan een koeriersdienst, om de brief met spoed te laten bezorgen bij de werknemer. Dit kan nog weleens uitkomst bieden, bijvoorbeeld op de laatste dag van de proeftijd.

Dit hoeft allemaal niet bij elke brief aan de werknemer, maar in ieder geval wel bij:

• een opzegging van de arbeidsovereenkomst (dus opzegging na toestemming van het UWV, maar ook een opzegging tijdens de proeftijd en een ontslag op staande voet);
• een aanzegging bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst en de voorwaarden in geval van voortzetting).

Voorkomt dit in alle gevallen dat een werknemer er achteraf een beroep kan doen dat hij of zij de brief niet heeft ontvangen? Nee, maar op deze manier is de kans in ieder geval zo klein mogelijk dat dat beroep slaagt!

Misschien is deze blog ook interessant: 

Advocaten van Nu - Twee blauwe vinkjes: einde arbeidsovereenkomst