Wat moet u weten indien een werknemer om een kopie van zijn personeelsdossier vraagt?


22 oktober 2018

Sinds de invoering van de AVG komt vaker de vraag voorbij of werkgevers verplicht zijn om op verzoek van een werknemer een kopie van diens complete personeelsdossier te verstrekken. Dat bracht mij op het idee om het antwoord op deze en bijbehorende vragen overzichtelijk voor u op een rijtje te zetten.

1. Heeft werknemer recht op een kopie van zijn complete dossier?

De wet geeft betrokkenen, zoals werknemers,  het recht op inzage maar ook op een kopie van hun verwerkte persoonsgegevens. Wat moet onder dat laatste nou precies worden verstaan? Geeft dat recht op een kopie van het complete personeelsdossier?

Het is niet helemaal duidelijk of de wetgever hiermee heeft bedoeld dat de werknemer ook aanspraak kan maken op een kopie van het document waarin de persoonsgegevens zijn vastgelegd (lees: (stukken uit) het dossier). Het is wellicht vergezocht, maar volgens mij is nog steeds te verdedigen, dat ook onder de AVG geen recht bestaat op een kopie van het dossier, zolang op een andere manier aan de doelstelling van het inzageverzoek (op de hoogte stellen en controleren rechtmatigheid) door de werkgever kan worden voldaan. Zie desgewenst artikel 15 AVG om precies te zien welke informatie u dient te verstrekken.

Het is in de meeste gevallen echter veel eenvoudiger om wel een kopie van het hele document te verstrekken. Daarnaast moet u rekening houden met het beginsel van goed werkgeverschap en ook dat vormt een reden om de stukken te verstrekken. Ten slotte lijken ook rechters geneigd om het recht op een kopie van (stukken uit) het dossier aan te nemen. Al met al ligt een kopie van (stukken uit) het dossier dan ook het meeste voor de hand.

2. Zijn er ook redenen om te weigeren?

Artikel 41 van de zogenoemde Uitvoeringswet AVG (UAVG) noemt een beperkt aantal uitzonderingen waarin het recht op inzage geweigerd kan worden. Een daarvan betreft de rechten en vrijheden van anderen. Het inzagerecht mag daar namelijk geen afbreuk aan doen. Dat houdt kort gezegd in dat de werkgever bij het verstrekken van inzage/een kopie zal moeten nagaan of de privacy rechten van derden daarmee niet worden geschonden. Die derde zou bijvoorbeeld een collega kunnen zijn, of een contactpersoon van een klant.

Uit de rechtspraak kan nog een geringe uitzondering worden afgeleid. Het recht van een werknemer strekt zich in beginsel niet uit tot interne notities die persoonlijke gedachten van de werkgever bevatten en bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Ik heb hierover sinds de invoering van de AVG nog geen rechtspraak voorbij zien komen, maar verwacht dat deze vuistregel ook nu nog geldt.

3. Binnen welk tijdsbestek moet aan het verzoek worden voldaan?

De wet bepaalt dat verzochte informatie in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek moet worden verstrekt.

4. Wat als werknemer die stukken zelf al heeft?

Vrij recent weigerde een werkgever afgifte van stukken uit het personeelsdossier omdat een kopie al eerder aan werknemer was verstrekt en omdat werknemer al met de gegevens bekend was. Dit behoort echter niet tot de uitzonderingen. Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken. De vordering van werknemer werd dan ook toegewezen.

5. Mogen er kosten voor de kopie in rekening worden gebracht?

Anders dan onder de vroegere Wbp, is in de AVG bepaald dat de werkgever alleen voor het verstrekken van bijkomende kopieën een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening mag brengen. Daaruit volgt dat de werkgever geenkosten in rekening mag brengen voor het voldoen aan een inzageverzoek. En dat is dus alleen anders indien werknemer verzoekt doet om 'bijkomende kopieën'.

Tot slot

Indien u meer wilt weten over #privacyophetwerk, lees dan een van onze andere artikelen of neem gerust contact met ons op. Bij ons staat de meter niet standaard aan. Op die manier kan uw probleem snel(ler) worden opgelost, of zelfs worden voorkomen. Dat noemen wij service van Nu. 

secret-3037639_1920.jpg