Dossieropbouw met voorbeeld verbeterplan


12 mei 2017

Disfunctioneren is een een van de redelijke gronden voor ontslag. Daar is echter niet snel sprake van. De wet stelt namelijk strenge eisen. De werkgever moet bovendien kunnen aantonen /bewijzen dat aan deze eisen is voldaan. Dossieropbouw is dan ook erg belangrijk. Ook een functieprofiel of taken- en verantwoordelijkhedenpakket kan helpen om discussie over taken en verantwoordelijkheden te voorkomen.

Een verbeterplan is een van de eisen. Een verbetertraject is maatwerk. Ook de duur van een dergelijk traject is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Doorgaans wordt een periode voor de duur van drie tot zes maanden redelijk geacht (afhankelijk van de lengte van het dienstverband en de verbeteringen die gerealiseerd moeten worden). De periode moet in elk geval zo lang zijn, dat de werknemer redelijkerwijs de gelegenheid heeft om zich te verbeteren.

Hieronder hebben we voor u een voorbeeld verbeterplan opgesteld. Doe er uw voordeel mee als werkgever.

 

Verbeterplan/traject

 

1.Benoem concrete verbeterpunten:

Geef concreet aan op welke taken, verantwoordelijkheden en/of bevoegdheden de werknemer achterblijft en stel aan de hand van concrete voorbeelden vast waar het onvoldoende functioneren uit bestaat. Algemeenheden zoals ‘niet voldoen aan de verwachtingen’ of ‘haalt targets niet’, zijn onvoldoende concreet.

2.Geef verwachtingen weer:

Van een werknemer kan niet worden verwacht dat hij zomaar alles begrijpt of weet. Naast het geven van voorbeelden waarbij het functioneren niet goed ging, is ook het geven van aanwijzingen c.q. adviezen hoe dit beter zou kunnen en moeten erg belangrijk.

3.Vraag naar de redenen:

Vraag de werknemer ook of hij/zij weet waar het door komt c.q. waar het aan zou kunnen liggen. Mogelijk dat privéproblemen en/of ook arbeidsomstandigheden een rol spelen. Pak problemen daar waar mogelijk aan.

4.Bied hulp aan:

Geef aan dat je de werknemer wilt helpen met begeleiding, coaching en/of scholing en vraag hoe en waarmee werknemer geholpen zou kunnen worden bij de gewenste verbeterpunten. Maak samen concrete afspraken hierover en leg ook deze vast.

5.Consequenties:

Ook moet in dit gesprek worden medegedeeld dat als het functioneren niet structureel verbetert, dit arbeidsrechtelijke consequenties (zoals beëindiging van het dienstverband of wijziging van arbeidsvoorwaarden/functie) zal hebben.

6.Tussentijdse verslaglegging en evaluatie:

Het is van belang om regelmatig bijv. maandelijks tussentijdse evaluatiegesprekken te houden. Tijdens deze evaluatiegesprekken moeten de concrete verbeterpunten worden geëvalueerd en moet worden vastgelegd in hoeverre verbetering is gerealiseerd. Vanzelfsprekend moeten ook van al deze gesprekken verslagen worden gemaakt.

7.Eindevaluatie:

  1. De gewenste verbetering is opgetreden: de normale cyclus van beoordelingen; of
  2. Er is sprake van verbetering: bekijk of verlenging van het verbetertraject zinvol is; of
  3. Er is geen, of onvoldoende verbetering opgetreden.

Vanzelfsprekend moet ook van dit gesprek een verslag worden gemaakt.

8.Het vaststellen en doorvoeren van consequenties bij onvoldoende verbetering (7c):

  1. Functiewijziging: her- of terugplaatsing (demotie) met eventuele aanpassing van overige arbeidsvoorwaarden; of
  2. Ontslag met wederzijds goedvinden of na ontbinding bij kantonrechter

 

Heeft u naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen, neem dan vrijblijvend contact met ons op.