Het identificeren van uw personeel; lastiger dan u denkt


02 maart 2017

Met enige regelmaat krijgen we de vraag van werkgevers (in en buiten de flexbranche) of ze nu wel of niet een kopie moeten maken van het paspoort van hun medewerkers en van degene die via een derde aan hen wordt uitgeleend. De (privacy)regels zijn voor velen niet helemaal duidelijk. Bovendien blijkt het praktijk af en toe mis te gaan met boetes tot gevolg. Reden genoeg dus om u hierover kort te informeren. 

Verplicht identificeren, maar niet (altijd) kopiëren

Zowel de formele werkgever als het bedrijf dat werknemers inhuurt (inlener) dient de identiteit van degene die het werk verricht te controleren alsook te onderzoeken of de betreffende persoon  gerechtigd is om te werken. De inlener mag echter lang niet altijd een kopie van het identiteitsbewijs (id) maken en bewaren.

Verplichtingen van de formele werkgever

De werkgever is wettelijk (wel) verplicht om een kopie of scan van het id van zijn personeel op te nemen in zijn loonadministratie. Ook is de werkgever verplicht de ten minste 5 jaar te bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

Verplichtingen van de inlener

In tegenstelling tot de werkgever, mag de inlener, in de meeste gevallen geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van de medewerkers die feitelijk bij hen worden tewerkgesteld. Wat wel en niet mag, hangt af van de nationaliteit van de werknemer. Personen met een paspoort van één van de EER-landen (behalve Kroatië) of van Zwitserland mogen vrij in Nederland werken. Hebben de arbeidskrachten een andere nationaliteit? Dan moeten zij een werkvergunning hebben. En ook de inlener dient daarop te controleren.

Binnen de EER

Van medewerkers uit de gehele Europese Economische Regio (EER) mag de inlener geen kopie van het id meer maken. Wel moet de inlener bij de Belastingdienst de identiteit kunnen aantonen, door:

  • het originele identiteitsbewijs te controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen); en
  • een aantal persoonsgegevens van het identiteitsbewijs over te nemen, waaronder de naam, het id-nummer en het BSN (verplicht o.g.v. van art. 34.8.2 Leidraad invordering 2008); en
  • de gegevens over te nemen en bewaren in de eigen loonadministratie (5 jr).

Buiten de EER (vreemdelingen)

Huurt de inlener een werknemer in die niet de nationaliteit heeft van een van de landen van de Europese Economische Regio (EER)? Dan gelden de volgende verplichtingen:

  • De inlener dient van de werkgever (de uitlener) wel een kopie of scan van het identiteitsbewijs van deze ingeleende werknemer te ontvangen. De uitlener (formele werkgever) is dit verplicht op grond van artikel 15 van de Wet arbeid vreemdelingen;
  • De inlener is in dat geval tevens verplicht om zelf de identiteit van de ingeleende werknemer vast te stellen aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs én dat te vergelijken met de kopie/scan die de inlener van de uitlener heeft ontvangen;
  • De inlener dient te controleren of hij/zij wel bij u mag werken;
  • De inlener dient de kopie of scan van het identiteitsbewijs op te nemen in de administratie;
  • De inlener dient de kopie/scan ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar, waarin de overeenkomst van de ingeleende werknemer is beëindigd, te bewaren.

Conclusie en stappenplan

Controleren van het id moet altijd, dit registreren en bewaren eveneens, maar een kopie van het id (maken en) bewaren mag (en moet) als inlener alleen als het gaat om tewerkgestelde vreemdelingen van buiten de EER. Zie voor meer info ook de site over eerlijk werken van het ministerie van SZW. Ten slotte verwijzen we u graag naar een praktisch stappenplan dat u kan helpen bij de vereiste controles.

Heeft u hierover vragen, neem dan vrijblijvend contact met ons op.